Кадровое делопроизводство

Кадровый учет - неотъемлемая часть работы компании любой организационно-правовой формы, вне зависимости от количества штатных единиц.

К сожалению, не во всех компаниях уделяется должное внимание столь значимому вопросу, как квалифицированный кадровый учет. Нередко, о грамотном кадровом учете и общем построении кадровой политики руководители задумываются только после того, как предприятие подвергнется проверке инспекции по охране труда или же недовольный работник обратится с иском в суд. Исправление сложившейся в таких крайних случаях ситуации требует значительных временных, а главное, финансовых затрат, и даже они далеко не всегда избавляют владельца организации от негативных последствий.

Именно этим и объясняется чрезвычайная важность хорошей организации ведения системного кадрового учета, разработки и утверждения необходимых локальных нормативных актов, грамотного оформления работников согласно действующему законодательству.

Кадровый учет – необходимые задачи:

1. Утверждение штатного расписания.

1.1 Составление актуального штатного расписания, не только в качестве бухгалтерского документа, но и в качестве реальной структуризации компании, утверждаемой советом директоров, либо учредителей.

2. Четкие должностные инструкции, прописанные для каждой штатной единицы.

2.1 Построение четкого описания работы каждого сотрудника.

2.2 Нормирование рабочего дня сотрудников

2.3 Построение фотографической схемы рабочего дня каждого сотрудника

2.4 Описание рабочих связей с другими отделами

3. Грамотный кадровый учет - кадровый документооборот. Построение по принципу соответствия ТК, при этом составление с учетом страхования работодателя от дисциплинарных и трудовых конфликтов (коммерческая тайна, хищения, некачественная работа).

3.1 Трудовые контракты (договора) с сотрудниками, как принимаемыми в штат организации (срочные и бессрочные), так и с совместителями.

3.2 Журнал учета и выдачи трудовых контрактов и доп.соглашений к ним.

3.3 Договора подряда с внештатными работниками предприятия.

3.4 Личные карточки сотрудников установленного образца.

3.5 Копии документов, нужных для оформления личного дела сотрудника (паспорт, ПИН, ИНН, свидетельства о рождении детей, документы об образовании, повышения квалификации, сертификаты и пр.)

4. Ведение учета общеадминистративных задач организации.

4.1 Табель учета рабочего времени сотрудников.

4.2 График отпусков сотрудников.

4.3 Установка правил внутреннего трудового распорядка.

4.5 Положение по оплате труда сотрудников.

5. Оформление и учет иных кадровых документов согласно ТК, ГК и НК.

5.1 Положения об охране труда.

5.2 Приказ о назначении лица, ответственного за охрану труда.

5.3 Приказ о назначении лица, ответственного за пожарную безопасность помещений администрации и на складе.

5.4 Приказ о назначении лиц, ответственных за хранение, ведение и учет трудовых книжек.

5.5 Журнал движения трудовых книжек сотрудников.

5.6 Оформление трудовых книжек (выдача и внесение записей, предоставление выписок по требованию контролирующих органов и сотрудников).

5.7 Приказ о назначении на должность главного бухгалтера и кассира, приказ оборудования и размещения кассовой комнаты в соответствии с требованиями действующего законодательства.

5.8 Учетная политика компании и приказ о ее утверждении.

5.9 Договора о полной либо частичной материальной ответственности, заключаемые с сотрудниками, обязанности которых связаны с хранением ТМЦ и денежных средств.

5.10 Приказ о формировании постоянно действующей комиссии по реализации и приемке ТМЦ, а также комиссии для выполнения инвентаризации.

5.11 Журнал регистрации входящей-исходящей документации с назначением сотрудника, ответственного за каждый учтенный документ.

5.12 Журнал регистрации выданных организацией доверенностей на получение ТМЦ с пометкой об исполнении либо неисполнении поручения.

5.13 Журнал регистрации приказов руководства.

5.14 Учет приказов по кадровому составу (прием, увольнение сотрудников, очередные и учебные отпуска, переводы с одной должности на другую и совмещение профессий, утверждение и изменения штатных расписаний, изменение заработной платы, направление работников в командировки и прочее).

Кадровый учет - дополнительные возможности:

1. Контроль за изменением штатных единиц (предоставление данных за определенный период по увеличению/уменьшению штата, как в отдельно взятых подразделениях, так и в целом по организации)

2. Ведение статистики по движению «текучки» штата.